בשבוע שעבר נפגשתי עם בעלים של חברה המנהלת מעל 100 בניינים (!!). הוא סיפר לי שיש לו 6 פקידות גביה.
הוא התלונן בפני שפעילות הגביה צורכת ממנו זמן רב והפקידות לא עומדות בעומס ולא מספיקות לגבות מכל הדיירים בזמן.
בהערכה מהירה חישבנו שעלות הגביה פר דירה היא 15 ₪ לחודש לכל דירה (כאשר כוללים רק את עלות השכר והמשרד). לפי קו המחשבה הזה, כדי להספיק הכל צריך להוסיף עוד כח אדם ולהגדיל הוצאות.
אבל…
ואז נזכרתי בעיקרון ידוע – אתה מקבל יותר מאותו דבר שאותו אתה מודד.
לכן, במקום לשבור את הראש כיצד להוסיף עוד פקידות והוצאות, לבדוק מה בדיוק התוצרים שאותם הוא מודד.
מה שגיליתי היה לא פחות ממדהים !
שיטת הניהול מתבססת על מדידה של סך הכל יחידות דיור שמהן בוצעה גביה (מצאתי שכל פקידה מקבלת הקצאה של כ- 1000 יחידות).
לפני זה סיפרתי לו שלקוחות שלנו מגיעים לתפוקה כפולה ואפילו משולשת במספר הדירות שכל פקידה מצליחה לגבות מהן.
בהתחלה הוא היה מבולבל ולא הבין איך אפשר להשיג את זה. אבל כאשר הצגתי בפניו גישה שונה לחלוטין – הוא הוציא דף והתחיל לרשום במרץ משימות לביצוע.
במקום למדוד את מספר הדירות שבוצעה גביה מהן באותו חודש – יש למדוד את מספר הוראות הקבע החדשות שהוקמו ומטופלות באופן אוטומטי על ידי המערכת ברקע באופן אוטומטי.
כך לאורך זמן מגדילים רווחיות – בעזרת תוכנה שיודעת לטפל בהוראות קבע.
מכיוון שבילד אפ כוללת את היכולת לטפל בהוראות קבע באופן אוטומטי, כל שנותר הוא לשנות קצת את שיטת העבודה ולהרוויח יותר.
