התנופה העצומה בבניית מגדלי מגורים בשנים האחרונות והמורכבות הרבה בניהול ועד בית של בניינים אלו, אילצו ועדי הבתים להסתייע בשירותיהן של חברות לניהול בתים משותפים. המשך הבניה לגובה, כפי שניתן להבין,  לא רק יחזק מגמה זו בהיבט של מעבר לחברות ניהול מקצועיות, אלא ידרוש מהן , בנוסף, להתנהל ביעילות מרבית…!

המענה הנכון לאפקטיביות של חברות ניהול בתים משותפים, הוא עבודה באמצעות תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף (מזוהה גם בשם תוכנה לניהול ועד בית), המאפשרת לנהל את ההיבטים הפיננסיים והתפעוליים בצורה מדויקת, מסודרת, יעילה ומקצועית. למעשה, קשה לראות בעידן החדש תפקוד של חברת ניהול בניינים משותפים ללא מערכת ליבה כל כך משמעותית.

חשוב לא פחות להבחין בית מערכות תוכנה שנועדו לחברות ניהול לצורך ניהול מספר בניינים לתוכנות שנועדו לועדי בתים. תוכנות של חברות ניהול, יתאימו גם לועדי בתים של מגדלי מגורים ומתחמים גדולים ואילו תוכנות של ועדי בתים לא יתאימו לחברות הניהול.

במאמר זה אעמוד על התרומה העצומה של מערכת לניהול בית משותף לניהול בניינים בפועל תוך פירוט יתרונותיה, ואחדד את הערך המוסף החשוב ביותר מבחינתי לבחירה נכונה של תוכנה לניהול בתים משותפים.

התרומה העצומה של תוכנה לניהול בניינים משותפים

טיפול מהיר בפניות שירות

תוכנת ניהול תאפשר לכם קודם כל לקלוט פניות בצורה מסודרת וממוחשבת ולא לרשום אותן על ניירות העלולים להיעלם או להישכח. מערכת מתקדמת בענן תאפשר לכם להתייעל עוד יותר באמצעות צפייה, מעקב וטיפול בפניות מכל מקום, בזמן אמת.

תוכנה לניהול בתים משותפים תעניק לכם, בנוסף, את היכולת לבצע פעולה אוטומטית יזומה של שליחת מסרונים במקרה של תקלות גם לכלל הדיירים וגם לצורך תפעול אנשי התחזוקה לטיפול בתקלות. מהלך זה ימנע מכם הצפה של שיחות ותלונות מצד הדיירים ע"י הודעות מרוכזות לדיירים בזמן אמת מחד, ומאידך יזרז את הטיפול באמצעות ההעברה המידית של המסר על התקלה לאיש האחזקה הרלוונטי.

ללא מערכת תוכנה, קשה לבצע מעקב שכל קריאות השירות מטופלות, מתי נפתחו, מי טיפל ומתי נסגרה הקריאה. בחלק מהמקרים אותה תקלה חוזרת אחר חודשים וצריך מעקב לנושא האחריות או הסקת מסקנות מהטיפול הקודם. במקרה של מערכות חשובות, המידע נדרש להישמר למספר שנים ולהיות זמין לחברי ועד שמתחלפים.

ניהול אפקטיבי של אחזקה שוטפת ומונעת

ניהול בית משותף בעידן החדש, המתאפיין במגמה הולכת ומתחזקת של בניינים רבי קומות מורכבים, מחייב תחזוקה שוטפת ומונעת ברמה גבוהה.

תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף תאפשר לכם לתעד, לעקוב ולנהל פעולות תחזוקה שוטפת  בצורה יעילה, מסודרת ומדויקת. המערכת תעניק לכם יכולת לקבל תזכורות אוטומטיות בכל הקשור לביצוע פעולות שוטפות ומשימות נקודתיות בבניין המשותף.

גם התחזוקה המונעת שמקבלת לאחרונה משנה חשיבות, תהפוך להיות הרבה יותר אפקטיבית. תוכנה לניהול בית משותף תאפשר לכם (ולכל נותני השירותים הנוגעים בדבר) קבלת התראות לטיפולים נדרשים תקופתיים במערכות חיוניות כמו מערכות לגילוי אש, גנרטור חירום וכדומה.

חיסכון רב בעלויות גביה

ערך מוסף משמעותי של תוכנה מתקדמת לניהול בית משותף מתבטא בחיסכון הגדול בכל הקשור לצמצום הסרבול בגביית מיסי ועד והוצאות בניין. היכולות האוטומטיות של המערכת, יאפשרו לכם להוציא מכתבי גבייה אוטומטיים לדיירים ולהפיק במידת הצורך מכתבי התראה לפני נקיטת הליכים משפטיים.

במערכות מתקדמות, ניתנת האפשרות לדיירים לשלם מכל מקום באשראי באמצעות אפליקציה בסמארטפון. פעולה זו מקלה על המשלמים וממנפת לאין ערוך את אחוזי הגביה בהשוואה לתשלומים בצ'קים או במזומן.

הייעול של תהליך הגביה בניהול בניינים מורכבים ורבי קומות (הדורשים משאבי גביה לא מעטים) מתבטא לא רק בחיסכון רב בזמן, כי אם גם צמצום משמעותי בכוח אדם ובפקידות העוסקות בתחום ה"קשה" של גביית כסף מדיירים.

התשלום באמצעות כרטיס אשראי באפליקציה מאפשר לדייר לבחור באחת משלוש הפעולות. תשלום חודש מסויים ספציפי, תשלום מספר חודשים בבת אחת או בתשלומים כשמועד התשלום יגיע (פעולה שחוסכת התעסקות חוזרת ונשנית כל חודש), תשלום בהוראת קבע אוטומטית.

ניהול מסודר ומדויק של הוצאות והכנסות

ניהול בית משותף דומה מאוד לניהול עסק בהיבט ההוצאות וההכנסות ולכן רצוי מאוד להתנהל בצורה מקצועית. ניהול שלומיאלי יכול להוביל לטעויות, אי נעימויות וכשלים באחזקה השוטפת של הבניין, כמו גם אי נוחות של חברת הניהול מול ועד הבית ושל ועד הבית מול הדיירים. לעומת זאת, עבודה נכונה עם תוכנה לניהול בניינים משותפים, תציג תמונה בהירה ומדויקת של הפעולות הפיננסיות, ותייצר את השקיפות הכל כך חשובה בסוג פעילות זו.

מערכת ממוחשבת מתקדמת לניהול בית משותף תאפשר לכם להפיק אישורי תשלום מסודרים לכל דייר, לעקוב אחרי תשלומים לספקים, אנשי אחזקה ונותני שירות, להציג דוח מצב נתון ולאתר פעולה שבוצעה בלחיצת כפתור.

מאגרי מידע חיוניים בזמינות מידית

ניהול בניינים משותפים יעיל (במיוחד כשמדובר בבניינים רבי קומות מורכבים ועל אחת כמה וכמה ביחס למתחמי מגורים הכוללים מספר בניינים) מחייב נגישות מידית לפרטים מעודכנים של אנשי קשר, בניינים, דירות ודיירים. תוכנה לניהול בתים משותפים תסייע לכם לנהל מאגרים חשובים אלו, תוך עדכון קל ומהיר של מידע, קבצים ותמונות.

מערכת מתקדמת לניהול תעניק לכם אפשרות לחיפוש ואיתור נתונים על ספק, פרטי ציוד, בניין, דירה, דייר, ועד, או בעלי דירה מסוימים באמצעות מנגנון משוכלל מבוסס קריטריונים. כמו כן תאפשר לכם יכולת צפייה בנתון מתבקש באמצעות הסמארטפון  מכל מקום על ידי אפליקציית מובייל מהשטח.

תמונת מצב בזמן אמת

מערכת לניהול בתים משותפים תשחרר אתכם מאי הוודאות ותציג בפניכם תמונת מצב מדויקת של הבניינים המשותפים מבחינת היבטי הכספים, התחזוקה והתפעול.

המערכת תאפשר לכם לראות במבט על וגם ברזולוציה גבוהה את מצב חובות הדיירים נכון ליום נתון, האם בוצעה אחזקה מונעת או פעולה מחוייבת מתוכננת ולעקוב ברזולוציה גבוהה אחרי נותני השירותים ואנשי האחזקה. תמונת מבט זו תמנע עיכובים בתשלומים ותשפר את מהירות התגובה בכל הקשור לתקלות תחזוקתיות בבניינים.

מסמכים ודוחות חכמים בשליפת אונליין

לא אחת יש צורך בשליפת נתונים חיוניים בזמן אמת: הצגת מצב נתון נקודתי, תובנות לגבי מגמות בניהול הבניינים, הצגת נתונים כספיים לאסיפות דיירים וכדומה.

עם תוכנה מתקדמת לניהול ועד בית ניתן לשלוף דוחות ממוחשבים לפי צורך בקליק אחד כמו: דוח מצב הגביה, דוח כספי תקופתי, דוח הוצאות בפילוח לפי נושאים, דוח הכנסות ותזרים לתקופה, דוח פניות לדיירים ועוד.

מהו הערך המוסף שעושה את ההבדל בבחירת תוכנה לניהול בניינים משותפים?

בבואכם לבחור מערכת לניהול בניינים משותפים, עליכם לקחת בחשבון מספר נקודות חשובות אשר יחדיו מבטאות את הערך המוסף שעושה את ההבדל בין האופציות שעומדות בפניכם:

  • בחרו מערכת אשר פותחה כתוצאה מהבנת הצרכים של חברות לניהול בתים משותפים בשטח, המתמודדות בפועל עם כל התהליכים הפיננסיים, התפעוליים והתחזוקתיים המתקיימים בניהול הבניין ואת הדגשים לייעול הנגזרים מהם.
  • בחרו מערכת ש"יושבת" כבר בחברות ניהול מובילות המתמודדות עם מורכבויות ובעיות תפעול מול הבניינים והתמודדו מולן בהצלחה באמצעות המערכת. שימו דגש על קבלת המלצות לפני רכישה.
  • הכי חשוב! בחרו מערכת ניהול מתקדמת המקיפה את כל רכיבי הניהול הנדרשים ליעילות מרבית ואל תתפשרו על תוכנה או אפליקציה שנותנת מענה חלקי גם אם היא חינמית. הכניסו טוב טוב לראש שזו מערכת ליבה של כל הפעילות ורכישה שלה היא "סוג של חתונה"!!

לסיכום:

תוכנה לניהול בתים משותפים הינה כלי סופר חיוני בעידן החדש המתאפיין בניהול אחזקת בניינים משותפים על ידי חברות ניהול. לכלי זה יתרונות מרכזיים בניהול הבניינים כמו: טיפול מהיר בפניות שירות, ניהול אפקטיבי של אחזקה שוטפת ומונעת, חיסכון רב בעלויות גביה, ניהול מסודר ומדויק של הכנסות והוצאות, תמונת מצב בזמן אמת, מסמכים ודוחות בשליפת אונליין.

שימו לב! בחירת מערכת ניהול נכונה היא קריטית. חשוב לבדוק שהיא מבוססת על ניסיון המצטבר של החברות בשטח, שהיא מומלצת על יד חברות מובילות והכי חשוב שזו מערכת מקצועית שמספקת מענה מקיף למורכבויות הרבות של ניהול בתים משותפים!