ועד בית

ועד בית היא נציגות בית משותף שאמון על ניהול וטיפול בענייני הבניין לרבות תחזוקה שוטפת לתקינות המבנה המשותף, התקשרות חוזית עם ספקים ונותני שירותים, ניהול משא ומתן וטיפול בהליכים משפטיים בשם כל בעלי הדירות רק בהקשר לעניינים הנוגעים באחזקה והניהול של הרכוש המשותף. כמו כן באחריותו המלאה לגבות את דמי הועד מהדיירים בכדי לממן את הוצאות ניהול הבית.

ועד הבית נבחר באמצעות אסיפת דיירים באמצעות רוב רגיל ומספר החברים בו יכול לנוע בין 1 ל-5 חברי ועד.

בשנים האחרונות לא מעט וועדי בתים פועלים באמצעות חברת ניהול מקצועיות הפוטרות אותן מההתעסקות ה"מעיקה" בניהול הבניין המשותף. חברות הניהול מקילות על עבודת הועד אך לא מחליפות אותו, כי רק הועד רשאי לייצג את הדיירים ולקבל החלטות עבורם על פי חוק.

אסיפה כללית של דיירים בבניין משותף

הייעוד המרכזי של האסיפה הכללית הוא לקבוע את דרכי ניהולו של הבניין והשימוש ברכוש המשותף של הדיירים. האסיפה מחייבת השתתפות של מחצית מבעלי הדירות כשלכל דירה יש זכות הצבעה אחת וקול אחד (שוכרי דירה לא רשאים לקחת חלק באסיפה אלא אם כן קבלו ייפוי כוח מהבעלים). כאשר לא מגיעים 50% מבעלי הדירות לאסיפה, לאחר חצי שעה המתנה כל קוורום שנוכח הוא חוקי לצורך קבלת החלטות.

אסיפה כללית מתכנסת אחת לשנה אלא אם כן הועד רואה צורך נקודתי לכנס אסיפה מיוחדת. הנושאים החיוניים להידון באסיפה:

  • דרכי ניהולו של הרכוש המשותף
  • קביעת ההוצאות הכרוכות בניהול הרכוש המשותף
  • הסדרת בעיות וסוגיות הנובעות בגין שכנות
  • בחירת או שינוי ועד בית
  • אישור ניהול חשבונות

תקנון בית משותף

תקנון בית משותף הוא מסמך מחייב שעל פיו מוסדרים כל ענייני הבית המשותף כולל היחסים בין בעלי הדירות, זכויותיהם וחובותיהם בהקשר לנכס המשותף. בעלי דירות מחויבים לנהוג על פי תקנון הבית המשותף בין אם מדובר בתקנון מצוי המפורט בחוק המקרקעין או תקנון מוסכם שנערך על ידי הדיירים עצמם.

תקנון מצוי ייחשב לתקנון בפועל במידה ולא נערך ואושר תקנון מוסכם, מתייחס לנקודות כמו:

  • אחזקת הרכוש בבניין המשותף
  • מינוי ועד בית לניהול הנכס המשותף
  • שיעור ההשתתפות של כל דייר בהוצאות הבית המשותף (אחיד או לפי מ"ר)
  • ביצוע תיקונים בבניין המשותף

חברה לניהול ועד בית

חברות לניהול ועד בית הן חברות ניהול חיצוניות הנשכרות ע"י ועד הבית לצורך ניהול, אחזקה וטיפול מקיף של הבניין המשותף. חברות ניהול מתרבות וצומחות בקצב גבוה כתוצאה ממגמת הצמיחה של בניינים משותפים רבי דיירים בעלי מורכבויות רבות המחייבים ניהול מקצועי ויעיל וכפועל יוצא של מגבלות וקשיי הניהול של ועד הבית.

חברות ניהול מנהלות מספקות שירותים נדרשים כמו:

  • גביית מיסי ועד מדיירי הבניין המשותף
  • ניהול חשבון ההפקדות וההוצאות של הבניין
  • ניקיון חדר המדרגות והשטחים המשותפים
  • שמירה או איוש עמדת כניסה
  • טיפול שוטף בגינת הבניין המשותף
  • תחזוקה שוטפת למעליות ולמערכות חיוניות נוספות בבניין המשותף
  • תחזוקה מונעת (במידת הצורך)

אחזקה שוטפת של בניינים משותפים

המונח אחזקה שוטפת לבניינים משותפים מתייחס לכלל השירותים המסופקים באופן שוטף אותם מנהל ועד הבית או חברה לניהול בניינים משותפים(במידה והיא נשכרת) לצורך תחזוקה תקינה של הבית המשותף. שירותים אלו כוללים:

  • שירותי ניקיון מקיפים לבניין המשותף: לובי, מעליות, מסדרונות, חדר מדרגות, שטחים משותפים
  • טיפוח הגינה באופן שוטף במשך כל עונות השנה
  • תיקון תקלות של המערכות החיוניות של הבניין: חשמל, תאורה, מעליות וכדומה
  • טיפול בבעיות הקשורות לחניון (במידה ויש)
  • תחזוקת הבריכה וחדר כושר במידה וקיימים בבניין

תחזוקה מונעת של בניינים משותפים

להבדיל מתחזוקה שוטפת המתייחסת בעיקר לעבודות ניקיון, גינון וכדומה, תפקידה של תחזוקה מונעת היא לבצע בקרות שוטפות על מערכות המבנה באופן ובתדירות המותאמים לסוג המערכת לצורך מניעת תקלות מראש.

תחזוקה מונעת מתייחסת בעיקר לבדיקות ופעולות תקופתיות הקשורות במערכות חיוניות כמו גנרטור חירום, מערכות לגילוי אש, מערכת חימום מים וכדומה.

תוכנה לניהול בית משותף

תוכנה לניהול בית משותף היא מערכת הפועלת באמצעות מחשב במשרד ואפליקציה בסמארטפון, מסייעת לייעל את ניהול הבניין המשותף במכלול היבטים תפעוליים ופיננסיים. מערכת זו מיועדת לשרת ועדי בתים וחברות ניהול המעוניינים לשפר את אפקטיביות הטיפול בשלל הסוגיות של תחזוקת הבניינים המשותפים.

תוכנה לניהול בית משותף כוללת רכיבים חיוניים כמו:

  • טיפול בפניות שירות של דיירים
  • ניהול אחזקה שוטפת ויזומה של הבניינים המשותפים
  • ניהול הוצאות והכנסות של הבניינים
  • הפקת דוחות חכמים לצורך קבלת תובנות
  • מאגרי דיירים, דירות, בניינים וספקים
  • תשלום מיסי ועד באמצעות כרטיס אשראי מאפליקציה
  • תיעוד וניהול קשרי לקוחות

הערך המוסף של מערכת ממוחשבת בניהול הבניין המשותף:

  • שיתוף מידע למספר גורמים
  • תיעוד היסטורי מלא של כל הפעילויות
  • טיפול אוטומטי ומהיר בפניות שירות ומניעת סרבול ובלאגן
  • ניהול אחזקה יעיל ומסודר עם תיעוד מלא
  • חיסכון ניכר בעלויות גביה באמצעות תהליכים אוטומטיים
  • מעקב מדויק ואפקטיבי אחר הוצאות והכנסות
  • שליפת דוחות חכמים בלחיצת כפתור להבנת מגמות, תהליכים וכשלים
  • פיקוח ובקרה מכל מקום, בזמן אמת

אפליקציה לדיירים

המונח אפליקציה לדיירים מתייחס ליישום המאפשר לדיירים בבניין משותף לבצע פעולות חיוניות בצורה יעילה ומהירה מכל מקום, בזמן אמת באמצעות המובייל.

אפליקציה לדיירים כדוגמת אפליקציית בילד-אפ תעניק לדיירים יכולת לבצע פעולות ישירות מהסמארטפון האישי כדוגמת:

  • פתיחת קריאות שירות במהירות
  • שליחת הודעות מכל מקום בזמן אמת
  • תשלום מיסי ועד באשראי
  • הזמנת שירות לדירה
  • צפייה בסקרים והודעות – והכול באמצעות הסמארטפון האישי

מס ועד בית

מס ועד בית נקבע על ידי ועד הבית על מנת לכסות את ההוצאות הנדרשות לאחזקת ברכוש המשותף לכלל הדיירים בבניין. דמי הועד אמורים לכסות שני תחומים עיקריים:

תחזוקה שוטפת לבניין הכוללת פעולות כמו:

  • ניקיון חדר מדרגות, מחסן, מקלט (במידה וקיים), מתחם פחים
  • אחזקת גינה כולל טיפול בצמחייה וגיזום
  • תשלום עבור חשמל בחלקים המשותפים של כל הדיירים (כניסה, מחסן, מקלט וכדומה)
  • הפעלה וטיפול במעליות לתקינות מלאה

תחזוקה מונעת הכוללת פעולות כמו:

  • תיקון סדקים הנוצרים במשך השנים
  • זיפות גגות למניעת דליפות מפני גשם
  • טיפול בקירות חיצוניים עקב בלאי

ניהול הוצאות והכנסות לבניין

המונח ניהול הוצאות והכנסות לבניינים מתייחס לניהול הפיננסי של הבניין המשותף ע"י חברת הניהול ו/או ועד הבית וכולל ביצוע פעולות כמו:

  • הפקת קבלות לדיירים
  • דוחות גביה
  • דוחות כספיים תקופתיים
  • רישום וניהול הוצאות הבניין
  • רישום וניהול תשלומים לספקים
  • תיעוד הפקדות לבנק
  • התאמות בנקים
  • ניהול תזרים

מומלץ לבצע את ניהול ההכנסות באמצעות תוכנות ניהול בתים משותפים כדוגמת Build-App המעניקות לחברות הניהול או לועדי הבתים יתרונות משמעותיים כמו:

  • מעקב מדויק אחר התשלומים של הדיירים והוצאות הספקים
  • הפיקו אישורי תשלום ללא מאמץ מתוך המערכת,
  • קבלת תמונת מצב מרוכזת לחובות של הדיירים בלחיצת כפתור
  • תיעוד הוצאות במערכת וצפייה בתשלומי החשבוניות בזמן אמת
  • איתור פרטי פעולה כספית שבוצעה בעבר עפ"י מגוון קריטריונים.

ניהול גביית מיסי ועד

תשלום מיסי ועד בית בגין השתתפות בהוצאות התחזוקה של הבניין המשותף נחשב לאחד מהנושאים הבעייתיים והרגישים ביותר שנציגות ועד הבית או חברת הניהול מתמודדים אתו. ניהול התהליך מאופיין לרוב,, בסרבול רב, עיכובי תשלום של דיירים ספציפיים, קושי במעקב בבנייני רבי דיירים וכדומה.

פיתוח מערכות מתקדמות לניהול בתים משותפים שיפרו משמעותית את תהליך ניהול גביית מיסי ועד באמצעות שימוש בתהליכים אוטומטיים כמו אופציות לתשלום האשראי מכל מקום וקבלת תמונת מצב על הגבייה בזמן אמת.

מערכות מתקדמות כדוגמת Build-App משפרות דרמטית את ניהול הגביה באמצעות יכולות כמו:

  • מכתבי דרישה אוטומטיים לדיירים
  • שליחת מסרונים ישירות לסמארטפונים
  • מכתבים בדואר ישירות מהתוכנה
  • תיעוד שיחות גביה